Door Jerry Blekkenhorst
Het organiseren van een evenement brengt heel wat te weeg. Geen haar op mijn hoofd die daar aan twijfelt đ haha. Met meer dan 10 jaar ervaring in het organiseren van feesten, bijeenkomsten en zakelijke evenementen durf ik toch wel te zeggen dat ik het aardig onder de knie heb. Daarom deel ik vandaag met jullie alle ins en outs over het organiseren van een zakelijke bijeenkomst.
We worden tegenwoordig overspoeld met vergaderingen, borrels en âverplichteâ afspraken. Zaak dus om met uw evenement op te vallen en het âmoetenâ om te zetten in âwillenâ. Het bepalen van een heldere doelstelling is daarom erg belangrijk! Zorg er vervolgens voor dat dit doel duidelijk geĂŻntegreerd wordt in uw evenement. Heeft u bijvoorbeeld een nieuw product of dienst? Organiseer een kick-off party! Heeft u een fietsenzaak en wilt u uw imago verbeteren? Organiseer eens een wielerwedstrijd met toffe prijzen. Grote kans dat de pers dit ook op pikt.
De doelgroep wordt eigenlijk tegelijk met de doelstelling bepaald. Wilt u personeelsleden aanspreken? Leveranciers? Prospects of vaste klanten? Wat de doelgroep ook is, het is belangrijk dat u goed nadenkt over de toegevoegde waarde voor uw doelgroep. Wat drijft hen en wat is top of mind? De juiste trigger speelt een grote rol om bezoekers op uw evenement te krijgen.
Natuurlijk houdt u rekening met vakantieperiodes, nationale feestdagen en het seizoen. Maar niet iedere zaterdag in het voorjaar is hetzelfde. Denk bijvoorbeeld aan andere grootschalige evenementen op die dag. Dat kan een evenement zijn in de buurt zoals eredivisie voetbal of een groot sportevenement zoals het WK, de US Open, Tour de France etc.
De budgettering van uw evenement is een continu proces. Opstellen en bijschaven dus! Start met een globale inschatting voordat u begint met het opvragen van offertes. Wanneer u een beter beeld hebt in het totale kostenplaatje kunt u kijken waar eventueel bijgeschaafd moet worden. Komt u hoger uit dan gewenst? Probeer partnerschappen te vinden om kosten te delen of zoek sponsoren. Denk ook na over alternatieven, maar lever niet in op kwaliteit!
Het regelen van een locatie staat op plek 5 in het rijtje en dat is niet voor niets. De locatie is namelijk plek waar uw merk en bedrijf tot leven komen. Zorg daarom eerst voor een afbakening van het concept en zorg dat de locatie aansluit bij wat u als bedrijf wilt uitstralen. Verder is het gevoel dat u heeft bij een locatie erg belangrijk. Bezoek daarom enkele locaties voor u een keuze maakt.
Less is more. Dat geldt vaak ook voor het dagprogramma. Mensen hebben geen eindeloze spanningsboog en een volgepropt programma kan voor verwarring zorgen. Zorg daarom voor enkele sterke activiteiten en bouw rust in tussen deze momenten. Een verfrissende borrel of goede koffie tussendoor is wat mij betreft ook altijd een goed idee. Meer ruimte voor ontspanning!
Goede catering is een groot en belangrijk onderdeel tijdens uw zakelijke evenement. Niets zo vervelend als stevige trek tijdens een activiteit. Zorg voor passende, gevarieerde hapjes gedurende de dag of zorg voor een gevarieerd brunchbuffet tussendoor. Houd daarbij ook rekening met dieetwensen en allergieën, zodat iedereen voorzien wordt van een lekkere en kwalitatief hoogwaardige maaltijd.
Wilt u de dag goed afsluiten met een netwerkmoment? Behalve de geijkte borrel is een walking diner ook een erg goed moment om de dag af te sluiten!
De kaders van het evenement zijn bekend. Dan is het zaak om uw doelgroep te informeren en overtuigen over deze niet te missen happening. Zorg voor een uitnodiging die opvalt. Stuur in plaats van een e-mailuitnodiging bijvoorbeeld een ouderwets kaartje. Of maak een videoboodschap en stuur deze via een USB op. Ten slotte zorg je ervoor dat de aanmeldprocedure makkelijk en laagdrempelig is. Geen ellenlang invulveld, maar een naam, e-mailadres en telefoonnummer is in veel gevallen wel voldoende. Bij grotere gastenlijsten zijn er digitale systemen die het RSVP traject volledig ondersteunen.
Voor een soepel verloop van de dag is een draaiboek onmisbaar. Geef alle betrokkenen een duidelijke taak en leg dit vast zodat er geen misverstanden zijn. Zorg daarnaast voor een eindverantwoordelijke die alle facetten in beeld heeft en snel kan schakelen indien nodig.
De nazorg van een evenement is een ondergeschoven kindje als je het mij vraagt. Uw waardering stijgt enorm als u na het evenement uw gasten nog even bedankt door middel van een (gepersonaliseerde) attentie. Hoe persoonlijker, hoe beter! U kunt dit doen door een gepersonaliseerde bedankbrief of een after movie, maar met een bos bloemen, een fles wijn of een gepersonaliseerd geschenk stijgt uw waardering natuurlijk enorm.
Van 15.00 uur tot 21.00 uur is het genieten van muziek, lekker eten en van elkaars gezelschap. Dit jaar een bijzondere line-up met o.a. The Claptunes en Veldman Vintage Project!
Â
